Toplantıya Erzurum Valisi Okay Memiş ile Erzincan Valisi Ali Arslantaş’ın yanı sıra Erzurum Büyükşehir Belediye Başkanı Mehmet Sekmen, Erzincan Belediye Başkanı Bekir Aksun, Bayburt İl Genel Meclis Başkanı Süleyman Ağın, Bayburt Ticaret ve Sanayi Odası Başkanı Süleyman Seyhan, Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Başkanı Lütfü Yücelik, KUDAKA Genel Sekreteri Prof. Dr. Osman Demirdöğen ve ajans uzmanları katıldı. Prof. Demirdöğen’in ajans çalışmalarına ilişkin yönetim kurulu üyelerini bilgilendirmesinin ardından toplantı gündem maddeleri görüşülerek karara bağlandı. Toplantı katılımcıların görüş ve önerilerini dile getirmeleriyle sona erdi. Toplantının ardından Erzurum Valisi Okay Memiş, Vali Cüneyt Epcim ve Erzincan Valisi Ali Arslantaş’ın da aralarında bulunduğu yönetim kurulu üyelerine “Vilayetler Evi Palandöken” inşaatı ile bölgedeki turistik mekânları gezdirdi.